Yritystoiminnan ylläripyllärit

Eräitä sudenkuoppia ja konnankoukkuja.

Kaksi-kolme vuotta sitten en saanut firmani asioita hoitavaan kirjanpitäjään yhteyttä. Säikähdin vähän. Olin siinä mielentilassa, että joudun asappia etsimään uuden kirjanpitäjän. Sen jälkeen kun olin jo ottanut pariin lupaavalta vaikuttavaan korvaajaan yhteyttä, nykyinen kirjanpitäjä palasi “ihmisten ilmoille” ja ilmoitti olleensa lomalla, reissussa, tai jotakin sellaista. Sen jälkeen hän on ilmoittanut hyvissä ajoin jos tiedossa on lomapäivä tms. Eikö tämä esimerkki käykin hyvästä ylläripylläristä? Sen ja kahvikupin pohjan halkeamisen lisäksi yrittäjänä toimiessani ei ole tullut mainitsemisen arvoisia yllätyksiä vastaan. Näin ollen tämä teksti perustuu muilta yrittäjiltä kuulemieni tai lukemieni kokemusten referointiin, mutta sitä ennen haluan esitellä kolme tärkeää pointtia:

• Tärkeän yhteistyökumppanin tai asiakkaan menettäminen. Kun esimerkiksi siihen kirjanpitäjään ei saa yhteyttä. Edellä mainitun kokemuksen perusteella olen yritysjargonia käyttääkseni: tehostanut prosesseja. Eli suomeksi sanottuna pidän parempaa huolta lippusista ja lappusista, ja teen varmuuskopioita tietokoneella olevista tiedostoista, jotta ne pysyvät tallessa ja edes jossain järjestyksessä.
  • Paperit on syytä skannata, joskin nykyaikana monet kirjanpitäjät hyväksyvät myös valokuvat, ja digitoitu materiaali on stressitason mataloittamiseksi syytä varmuuskopioida jollekin ulkoiselle medialle, kuten DVD:lle tai USB-muistitikulle. Onneksi iso osa dokumenteista, kuten pankin tiliote, on sähköisessä muodossa jo lähtötilanteessa.
  • Myös osa palkanmaksupalveluista hyväksyy valokuvatut kuitit ja kulukorvaukset — esimerkkinä UKKO.fi. Joskin tuon laskutuspalvelun Usein kysyttyä -palstaa lukiessani kehotetaan säilyttämään alkuperäiset kuitit itsellä, eivätkä käsinkirjoitetut kuitit kelpaa. UKKO.fi ei myöskään hyväksy kulukorvausta tuotteesta, joka on ostettu yksityishenkilöltä.
  • Asiakas saattaa lähteä yksinkertaisesti siitä syystä, että jokin kilpaileva taho on ”seksikkäämpi” imagonsa puolesta. Ehkä on fiksua pyrkiä rakentaa yritystoiminta sellaisella tavalla, ettei sen jatkuvuus riipu yhdestä asiakkaasta tai yhteistyökumppanista, ja nykyiset sellaiset ovat yhdessä vain tilapäisesti — ollaan niin kuin linja-autossa, jossa kyytiläiset jäävät pois eri pysäkeillä.
• Ikääntyvät vanhemmat, sairastelu ja muut perhetilanteet yllättävät todennäköisesti juuri silloin kun on muutenkin kiire. Jos elämä heittää kapuloita rattaisiin, minkä sille mahtaa? Silloin yksinyrittäjän bisnekset pysähtyvät.
  • Ehkä kassavirta tyrehtyy — sellaisen faktan voi vain hyväksyä. Kirjailija Ayn Rand esitti aikana ainakin yhden hyvän ajatuksen. Se on: voit vältellä todellisuutta, muttet todellisuuden välttelyn seurauksia.
• Asiakkaiden tarpeet voivat muuttua. On tärkeää tunnistaa ne mieluummin ennemmin kuin myöhemmin. Tässä asiassa on oltava tarkkana, jottei asiakas katoa yhtälöstä. Tärkeän asiakkaan menettäminen voi aiheuttaa sellaisen loven kassavirtaan, jota ei hevin paikata.
  • Esimerkiksi nettisivujen tekijän on huomattava kuinka netissä surffataan mobiililaitteilla. Uusi asia on myös niin sanottu tumma teema, englanniksi dark theme — nettisivun ulkoasusta voidaan tarvita erityinen muunnelma sellaiselle käyttäjälle, joka suosii tummaa värimaailmaa. Tästä esimerkkinä on YouTube, jossa oletusarvoisessa ulkoasussa teksti on mustalla ja taustaväri on valkoinen, mutta tummassa teemassa se on karkeasti ajateltuna päinvastoin.
• Älä tilaa turhaa. Jos laitat yrityksesi tiedon rekistereihin, saat sen jälkeen soittoja, kirjeitä ja mailia kaiken maailman jonninjoutavan kaupustelijoilta. Älä tee sopimuksia sellaisten kanssa.

Yellätyys!

Aivan oma neutronitähden verran painava asiansa on YEL-vakuutusmaksu. Sen suuruus perustuu yrittäjän itsensä arvioimaan työtuloon. YEL tarkoittaa pakollista kuluerää, mikäli vuodessa kertyvä työtulo liippaa 8000 euroa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että kevytyrittäjän on hoidettava YEL-asiat kuntoon edellä mainitun summan tullessa vastaan. Mainitsen numeron 8000 siksi, että YEL-vakuutuksen alaraja tapaa nousta vuosittain. Vertailun vuoksi: vuonna 2020 sen alaraja oli 7958,99 euroa ja vuonna 2021 se on 8 063,57 euroa. Ylärajakin on olemassa, mutta sen saavuttavia henkilöitä lienee tässä maassa vain harvoja — eikä ole todennäköistä, että he sattuisivat lueskelemaan Titteli.fi-sivustoa. Mutta olkoon: YEL-yläraja vuonna 2019 oli 177 125 euroa ja vuonna 2020 se on 180 750 euroa.

Näitä numeroita ilmoitetaan vaikkapa Ilmariselle, tai Elolle tai jollekin niistä muista eläkevakuutuksia prosessoivista vakuutusyhtiöistä. Esimerkin vuoksi arvioitaessa YEL-työtuloksi 20 kiloeuroa vuodessa ja syntymävuodeksi laitetaan 1980, saadaan vuotuiseksi vakuutusmaksuksi 4778 euroa (jos se maksetaan kerralla). Aloittava yrittäjä saa siitä alennusta 22 prosenttia. Jos maksu hoidetaan kuukausittain, on kokonaissumma vähän korkeampi (4824 euroa).

Jäntskäksi YEL-maksun tekee se, että se voidaan määrätä yrittäjän maksettavaksi myös takautuvasti. Esimerkki: YEL-alaraja täyttyi vuonna 2019 mutta YEL-vakuutus otettiin vasta vuonna 2020. Jokin vakuutustarkastaja todennäköisesti laittaa sellaiselle yrittäjälle kirjeen, jossa häneltä kysytään hyvää perustelua sille, miksi vakuutusmaksua ei perittäisi edelliseltäkin vuodelta.

Asiakas ei maksa

Laitoin kerran asiakkaalle noin 50 euron laskun Eezyn kautta. Suoritus ei tullut perille seitsemässä, eikä 14:ssä päivässä. Se tuli vasta noin vuoden kuluttua. Sitä ennen olin lähettänyt laskutuspalvelun kautta muistutuskirjeen tai pari, ja sähköpostitse toimittanut asiakkaalle PDF-muotoisen maksulapun. Hänellä oli ollut niin kiireistä, ettei tuollainen vaatimaton summa pysynyt mielessä. Laskutuspalvelun kautta summan olisi voinut lähettää perintään parilla klikkauksella. Mutta kannattaako tehdä niin radikaali toimenpide pikkusumman vuoksi? Uskon asiakassuhteen säilyttämisen tarkoittavan, että vuosien varrella saan laskuttaa häneltä isompia summia. Myös isompien summien kohdalla perintätoimet ovat mahdollisia.

Tässä asiassa on hauska lukea Suomi24:n keskustelupalstaa, tai siis kansakunnan vessanseinää, jossa anonyymisti neuvotaan muun muassa, että maksuhaluttoman asiakkaan luo pitää laittaa mopopojat. On myös ehdotettu laskun myymistä eteenpäin niitä ostavalle yritykselle. Yksi kaiken kokenut yrittäjä ehdottaa hoitamaan tilanteen huumorilla ja välttämään käyttämästä termejä ”rästissä”, ”erääntynyt”, tai kyselemään syyttelevään sävyyn: ”Miksi et maksa?” Monet ehdottavat unohtamaan pienten summien kanssa pipertämisen.

Laskutuspalvelu Omapaja kertoo lähettävänsä maksamisen unohtaneelle asiakkaalle automaattisesti kaksi maksumuistutusta. Jos asiakas ei niidenkään jälkeen maksa laskuaan, voi kevytyrittäjä pyytää Omapajaa siirtämään laskun perintätoimiston hoidettavaksi.

Aasiakas.netissä on painajaismainen kertomus laskun perimisen seurauksista. Viime vuoden tammikuussa julkaistu juttu, otsikoitu Perinnän ilot, selventää aluksi taustoja:

[…T]ällä kertaa olin ollut aasiakkaan kanssa yhteydessä sekä sähköpostilla että puhelimitse noin kahden kuukauden ajan, lähettänyt laskun kopion varmaan kolmesti ja joka kerta aasiakas oli luvannut maksaa sen. Sovimme ensin yhden ja sitten toisen päivämäärän, johon mennessä lasku on varmasti maksettu. Kun toinen sovittu päivämäärä tuli ja meni, odotin viikon (siltä varalta että rahat tulevat eri pankista) ja sitten lopulta (2 kk laskun alkuperäisen eräpäivän jälkeen) laitoin laskun perintään. Huomatkaa että yleensä, jos asiakas ei ole missään yhteydessä muistutuksen ja maksuvaatimuksen lähettämisen jälkeen, lasku lähtee perintään 3 viikon kuluttua, joten olin mielestäni ollut aika kärsivällinen ko. aasiakkaan kanssa.

Tänään aasiakas soittaa, huutaa ja räyhää puhelimeen ja haukkuu koko yrityksemme alimpaan h*lvettiin. Eniten ärsyttää kun aasiakas ei edes anna suunvuoroa, huutaa vain. Kun yritin sanoa jotain niin hän kysyi ‘eikö sinä edes kuuntele asiakasta mitäHÄH?!?!’ — no juu kuunnellaan nyt sitten tätä huutoa.

Ehkä se johtuu valelaskuista

Jos tämän sivun lukijoista joku on niistä epäonnekkaista, jotka ovat vastaanottaneet valelaskun, näkisin mielelläni siitä valokuvan tai skannatun version. Muistan valelaskuista/huijauslaskuista uutisoidun ensi kerran yli vuosikymmen sitten. Sellainen lappu on muotoiltu näyttämään laskuilta, vaikka kyseessä on tarjous. Kilpailu- ja kuluttajaviraston lakimiehen mukaan valelaskua ei pidä maksaa, sillä se kannustaa sen lähettäjää jatkamaan toimintaansa. Valelaskun maksaminen myös mahdollistaa huijauksen rahoittamisen jatkumisen. Aiheettoman tai epäselvän laskun voi kiistää — se pitää tehdä kirjallisesti. Lasku ei ole sopimus.