Etusivu: Muistiinpanot

Toiminimen kirjanpidon järjestäminen

Paperisotaa tuhannen auringon voimalla

Olen yksityishenkilönä vastaanottanut ja lähettänyt sadoittain mikromaksuja. Mikromaksuilla tarkoitan summia, jotka ovat sentin kymmenesosia, tai jopa sitä pienempiä summia. Mikromaksujen lähettäminen ja vastaanottaminen on mahdollista esimerkiksi virtuaalivaluutta Bitcoin SV:n avulla. Sen päälle on rakennettu PayPalin tapainen maksupalvelu, nettilompakko ja valuuttamuunnin, nimeltään Money Button. Siihen voi tutustua tarkemmin nettiosoitteessa www.moneybutton.com. Palvelu on ilmainen. Eikä siinä ole vielä mahdollista ladata tilitapahtumia, siis transaktioita, esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmaan. Näin ollen Money Buttonin käyttäminen yritystoiminnassa on merkittävästi hankalampaa kuin PayPalin.

PayPal on ollut Kirjanpitofoorumilla rutinan ja turinoinnin kohteena yli vuosikymmenen ajan. Verkkokauppaa harjoittavat toiminimiyrittäjät ovat tiedustelleet asiantuntijoilta kuinka PayPalin kautta tapahtuvat tilitapahtumat, pääasiassa myynnit, tulisi organisoida yksin- tai kahdenkertaiseen kirjanpitoon. Kirjanpitoa varten PayPalista voi onneksi ladata ja tulostaa tilitapahtumat sisältävän luettelon aivan samaan tapaan kuin pankista saa tiliotteen.

Yhdenkertainen kirjanpito yksinkertaisesti

Toiminimen kirjanpito voidaan tehdä yhdenkertaisena kirjanpitona, mikäli seuraavista kolmesta ehdosta vain yksi täyttyy: 1) taseen loppusumma on alle 100 000 euroa, 2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto on alle 200 000 euroa, ja 3) yrityksen palveluksessa on alle 3 henkilöä. Mikäli edellisistä pointeista kaksi tai kolmaskin täyttyy, on kirjanpidon oltava kahdenkertainen. Kahdenkertaista kirjanpitoa tulee käyttää myös sellaisessa tilanteessa, jossa tilikausi on jokin muu kuin kalenterivuosi, koska yhdenkertaisessa kirjanpidossa tilikauden on oltava yhtä kuin kalenterivuosi. (Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tilikausi on aina 12 kuukautta.) Nämä lippulappuset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta:

  • tilikauden tositteet,
  • liiketapahtumien kirjeenvaihto, ja
  • liiketapahtumia varmentava aineisto.

Toisaalta vähintään 10 vuotta on pidettävä jemmassa:

  • tilinpäätös,
  • toimintakertomus,
  • kirjanpidot,
  • tililuettelo, sekä
  • luettelo kirjanpidoista ja aineistoista.

Kummassakin tapauksessa säilytysaika alkaa tilikauden päättymisestä. Näissä asioissa palkanmaksupalvelu — olen nyt tykästynyt tuohon sanaan vaikka sen kansanomaisempi synonyymi on laskutuspalvelu — on palvelumaksunsa väärtti. Sellaisen yrityksen tehtävä on hoitaa tällaiset asiat kevytyrittäjän puolesta. On nimittäin tärkeää säilyttää aukoton kirjausketju. Sitä ketjua on kyettävä pläräämään vaikeuksitta kumpaankin suuntaan: kirjattujen tapahtumien yhteys tilinpäätökseen ja tilinpäätöksen yhteys kirjattuihin tapahtumiin on oltava todettavissa. Kirjattuja tapahtumia on voitava tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Tilinpäätöksen tehtävä on antaa totuutta vastaava kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Toiminimen kirjanpidon voi delegoida tilitoimistolle tai kirjanpitäjälle, mutta loppukädessä vastuu kirjanpidosta on yrittäjällä itsellään; johto on vastuussa sen järjestämisestä. Paperien säilyttäminen mapissa tai kansiossa on onneksi vähenemään päin, sillä esimerkiksi ostokuitit voi skannata tai valokuvata.

eTasku

Esimerkiksi eTasku (www.etasku.fi) mainostaa voivansa säilyttää digitoidut tositteet laissa vaaditun kuuden vuoden ajan. eTasku kertoo voivansa lähettää siihen tallennetut tositteet suoraan kirjanpitäjälle, ja vaikka yrittäjä lopettaisi eTaskun käyttämisen, ovat tositteet kirjanpitolain vaatiman ajan — ne ovat saatavilla eTaskun arkistosta. Tuo kuittipalvelu maksaa vuodeksi joko 70,8 tai 94,8 euroa. Kalliimpi versio, nimeltään Pro, mahdollistaa kuittien lisäksi myös matkalaskujen ja muiden dokumenttien tallentamisen kirjanpitoon. eTaskua käyttää yli 20 000 eri kokoista yritystä.

Ukko Pro

eTaskun kaltainen palvelu on Ukko Pro, mutta sillä ei ole ensin mainitun tapaan omaa kännykkäappia vaan palvelu toimii nettisivujen välityksellä (www.ukkopro.fi). Koska esittelin myös ”eetaskua”, haluan tarjota lukijalle tasavertaisen esittelyn Ukko Pro’sta, joten: palvelun hinta on enintään 60 euroa kuukaudessa, mutta uudelle jäsenelle se on ilmainen. Palvelu sisältää eTaskun tapaan mahdollisuuden säilöä kuitit, mutta sen kautta voi myös laskuttaa ja vastaanottaa laskuja. Lisäksi se mainostaa voivansa hoitaa kirjanpidon ja paperityöt yrittäjän puolesta. Nuo ovatkin hyviä bonuksia, joilla voi perustella Ukko Pro’n käyttömaksua. Tämä on eTaskuun nähden vielä pikkusintti; sitä käyttää 4000 toiminimiyrittäjää. Palvelu näyttää tekevän yhteistyötä Nordean kanssa.

Summa summarum

Dokumentteja voi siis säilyttää pelkästään digitaalisesti. Mappien täyttämisen sijaan voi siis hyödyntää kännykkäkameraa, kunhan sillä saa selkeitä kuvia. Kuvatusta tositteesta on käytävä ilmi sen olennainen tietosisältö, eli kirjanpitäjän on nähtävä esimerkiksi ostokuitin valokuvasta mitä tavaraa tai palvelua on ostettu ja mikä on sen arvonlisävero. Muutaman vuoden takainen päivitys kirjanpitolakiin sanoo tästä asiasta, että aineistojen […] tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.

Aaaah, sain flashbackin yhdestä puhelinsoitosta monen vuoden takaa. Muistan kuinka HelpostiLaskusta soitettiin. Taisin sanoa turhan tylyin sanoin kuinka he haaskaavat aikaansa minuun, sillä en aio ostaa heiltä enää mitään. Ehkä telemarkkinoijakin on ihminen, joten keventääkseni omaatuntoani (ehkä yrittäjäkin on ihminen), haluan tuoda tässä saumassa tilanneeni HelpostiLaskun halvimman ohjelmistolisenssin laskutusta varten. Olen ollut siihen tyytyväinen eikä siksi meikäläiselle kannata kaupata päivityspaketteja. Tuo ohjelmistoyritys on siirtynyt pilvipohjaisten softien myymiseen. Siitä huolimatta heiltä löytyy edelleen vanhanaikaiset, mutta täysin käyttökelpoiset, Windowsille suunnatut tietokoneohjelmat osoitteesta helpostilasku.fi/ohjelmistot. HelpostiLaskun halvin versio on 49 euroa. Sama hinta on ollut vuosikausien ajan. Tuon niin sanotun Malli Cajanderin avulla pienyritys voi hoitaa laskutuksen, tehdä myös tuote- ja asiakasrekisterin. Kalliimpi Plus-versio mahdollistaa laskujen lähettämisen verkkolaskuna, ja melko tyyriissä Pro-versiossa — se maksaa 499 euroa — on myyntireskontra, sekä mahdollisuus käsitellä tarjouksia ja tilauksia. Linkistä avautuvan sivun alaosassa sijaitsee yksityiskohtaisempi vertailu.

Vaikka toiminimen kirjanpito annettaisiin ammattilaisen tehtäväksi, ei yrittäjän tietenkään parane jättää tiliotteiden ja muiden tositteiden lukemista. Niiden avulla pysytään kärryillä: tiedetään mihin asioihin rahaa kuluu, mitkä asiakkaat, projektit tai tuotteet ovat tärkeimpiä, miten kauan keskimäärin kestää saada maksusuoritus perille, ja muita pikkuasioita, kuten: kyntääkö firman talous pohjamudissa, tai onko tulospuolen trendi nousujohteinen.

Kaksi mainitsemisen arvoista asiaa

OmaVero ja Veronmaksajain keskusliitto ry. OmaVero on helposti mainittu. Aloitan siis haastavammasta. Ensin vilkaisehan alla näkyvää valokuvaa. Se on asianomaisen yhdistyksen kerran vuodessa lähettämä Yrityksen verotietopaketti -kirja. Vuodelle 2020 painettu kirja sisältää fonttikoolla 8 kirjoitettua tekstiä noin 150 sivua. Lukija voi vain miettiä kuinka omistautunut olen asialleni kun koluan jotain noin kuivaa tekstiä läpi.

Värivalokuva sinikantisesta kirjasta osittain rullattuna tötterölle ja kuvattuna sivustapäin.

Yrityksen tietopaketti on hyvä syy liittyä Veronmaksajain keskusliiton jäseneksi. Tietopaketissa muistutetaan muun muassa, että aikaisempien vuosien Katso-tunnisteet Verohallinnon palveluissa otetaan pois käytöstä vuoden 2020 loppupuolella. Niiden tilalle tulee Suomi.fi-valtuutukset. Kirjanpitäjälle voi yrittäjä myöntää Katso’n korvaavan Suomi.fi-valtuutuksen tuolta samannimiseltä nettisivulta (www.suomi.fi). Kirjassa kerrotaan myös verotarkastuksesta, verovelasta, verojen kiertämisestä ym. En kehtaa tässä yksityiskohtaisemmin luetteloida koko läpyskän sisältöä, ettei sen tekijöiltä tule sanomista. Kirjasta kiinnostuneet saavat sen joka tapauksessa postitse liittymällä yhdistyksen jäseneksi. Yritysjäsenen jäsenmaksu määräytyy sen mukaan miten paljon työväkeä sillä on. Se on pienimmillään 63 € vuodessa (0–9 henkilön yritys), ja siihen päälle tulee kertaluonteinen 16 euron liittymismaksu.

OmaVero on myös yrittäjälle

Palkanmaksupalvelua käyttävälle kevytyrittäjälle on osoitteessa www.omavero.fi sijaitseva palvelu näppärä, koska sieltä voi ladata PDF-formaatissa voimassa olevan verokortin. (Verokortti tulee ilmoittaa esim. Ukkoon ennen palkanmaksua.) Verotietoja voi myös päivittää tilanteen niin vaatiaessa. OmaVerossa voi tietysti maksaa veroja ja katsoa onko jotain rästissä. Samaan tapaan kuin yksityishenkilökin, voi myös toiminimiyrittäjä tehdä veroilmoituksen, mutta ei muuttaa oman toiminimen tilikautta tai toimialatietoa, vaan ne on hoidettava osoitteessa www.ytj.fi.


Takaisin ylös